Cómo hacer un cierre de caja en un supermercado

Antes de abrir: el efectivo inicial

Todo cierre empieza en la apertura. Cada turno arranca con un monto en el cajón —el efectivo inicial o fondo de caja— para tener sencillo. Ese monto se cuenta y se registra al abrir, y lo firma quien abre. Sin él, al final del día no hay contra qué comparar.

Durante el turno: registrar todo lo que entra y sale

Además de las ventas, el efectivo del cajón se mueve por otras razones, y cada una tiene que quedar registrada en el momento:

• Retiros: cuando se saca efectivo del cajón para guardarlo o pagar algo.
• Ingresos: cuando se agrega efectivo que no viene de una venta, por ejemplo más sencillo.
• Devoluciones en efectivo: la plata que se le devuelve a un cliente.

Un retiro que no se anotó aparece al cierre como un faltante que nadie sabe explicar. La regla es simple: si el efectivo se mueve, se registra.

Al cerrar: contar y comparar

1. Cuenta el efectivo del cajón, separado por billetes y monedas.
2. Calcula cuánto debería haber.
3. Compara los dos números.

Ejemplo con valores de ejemplo: inicial $50.000, ventas en efectivo $420.000, una devolución en efectivo de $8.000, un retiro de $300.000 y ningún ingreso. Lo esperado es $162.000. Si se cuentan $161.500, la diferencia es un faltante de $500.

Tarjetas y transferencias: se cuadran aparte

El efectivo se cuenta; lo demás se compara. Las ventas con débito y crédito se cuadran contra el cierre del terminal de pago del mismo turno, y las transferencias contra la cartola de la cuenta. Un cierre que sólo mira el cajón deja fuera la mayor parte de lo que se vendió.

Por eso conviene que el resumen del turno muestre las ventas separadas por medio de pago: efectivo, débito, crédito, transferencia. Cada una tiene su propia contraparte para cuadrar.

Qué hacer con una diferencia

• Revisa primero lo que no se registró: un retiro, una devolución o un ingreso sin anotar explican la mayoría de las diferencias.
• Revisa las ventas con medio de pago mal marcado: una venta con tarjeta registrada como efectivo descuadra las dos cosas a la vez.
• Deja la diferencia registrada, con una observación. Un cierre con una diferencia explicada vale más que uno que se forzó a cuadrar.

Por qué un cierre no se debería poder editar después

El valor de un cierre de caja es que prueba lo que pasó en ese turno. Si el monto contado o la diferencia se pueden cambiar al día siguiente, el cierre deja de probar nada: cualquier descuadre se puede tapar corrigiendo el número.

Por eso en Numio un turno cerrado no se reescribe: sus montos quedan como se cerraron, y si hubo un error se registra como un hecho nuevo, no borrando el anterior. En Numio Supermercado el cierre muestra las ventas por medio de pago, las devoluciones, los retiros e ingresos, lo esperado, lo contado y la diferencia, y guarda el historial de cierres de cada caja.

Errores comunes

• No contar el efectivo inicial al abrir.
• Sacar plata del cajón sin registrar el retiro.
• Devolver en efectivo sin registrar la devolución.
• Cuadrar sólo el efectivo y no las tarjetas.
• Corregir el cierre para que cuadre, en vez de explicar la diferencia.