Cómo cotizar un trabajo de imprenta, paso a paso

1. Los datos que tienes que pedir

Una cotización es tan buena como los datos con que empieza. Antes de hacer una sola cuenta, asegúrate de tener esto:

2. El montaje: cuántas piezas caben en el pliego

El pliego que entra a la máquina no se aprovecha entero. La máquina necesita un borde para tomarlo, la pinza, y tiene zonas donde no imprime. Lo que queda es el área útil, y ahí se acomodan las piezas.

Siempre hay que probar las dos orientaciones: la pieza de pie y acostada. La diferencia puede ser grande.

Ejemplo simplificado, con valores de ejemplo. 1.000 tarjetas de 9 × 5,5 cm, impresas a color por ambas caras (4/4), en un pliego de trabajo cuya área útil, descontada la pinza, es de 49 × 34 cm. Para simplificar, no consideramos sangrado ni separación entre piezas.

De pie caben 30; acostada, 24. Elegir mal la orientación significa cerca de un 25% más de pliegos para el mismo trabajo: 42 en vez de 34.

3. Pliegos y resmas, con la merma de arranque

Con 30 tarjetas por pliego, 1.000 tarjetas necesitan 34 pliegos (1.000 ÷ 30 = 33,3, y no se imprime un tercio de pliego). Pero la máquina no imprime bien desde el primer pliego: mientras se ajusta el registro y el color se pierden pliegos. Esa es la merma de arranque, y es el error más común al cotizar a mano: olvidarla.

Fíjate en la proporción: de 134 pliegos, 100 son merma. En un tiraje corto la merma puede ser el 75% del papel. Por eso un trabajo pequeño no cuesta proporcionalmente menos que uno grande.

4. Tiro y retiro: work and turn o campana

Un trabajo impreso por las dos caras se puede resolver de varias formas, y cada una cambia cuántas planchas necesitas:

• Tiro y retiro con dos juegos de planchas. Un juego para el frente y otro para el dorso. En un 4/4, ocho planchas.
• Work and turn. Frente y dorso van montados en la misma plancha. Se imprime una cara, se da vuelta el pliego de lado a lado y se imprime la otra con las mismas planchas. Cada posición termina con su frente y su dorso: en un 4/4, cuatro planchas en vez de ocho.
• Campana. Parecido, pero el pliego se da vuelta de cabeza a pie. Como el borde que toma la máquina cambia, hay que dejar pinza en los dos lados, y eso reduce el área útil.

Qué técnica conviene depende de la máquina, del tamaño de la pieza y de la cantidad. Cada imprenta tiene sus reglas; lo importante es que la cotización use la misma regla que después va a usar el taller.

5. El tiempo: preparación e impresión

El tiempo tiene dos partes. La puesta en marcha —montar planchas, ajustar registro y color— y la impresión, que depende de la velocidad de la máquina.

Otra vez la proporción: el 97% del tiempo es preparación. En tirajes cortos, cotizar sólo el tiempo de impresión deja fuera casi todo el costo de máquina.

Los costos fijos —arriendo, energía, mantención— también se pagan por hora de máquina. Si no los cargas a los trabajos, los pagas igual, pero de tu margen.

6. Costo total y margen

Sobre el costo se aplica el margen, y acá hay una confusión frecuente: no es lo mismo cargar un 35% sobre el costo que ganar un 35% del precio.

Son $11.477 de diferencia en un solo trabajo. Da lo mismo cuál uses, siempre que todos en la imprenta usen el mismo. Numio aplica el porcentaje que configuras sobre el costo, y lo muestra desglosado para que se vea de dónde sale el precio.

7. Errores comunes

• Olvidar la merma de arranque, sobre todo en tirajes cortos.
• Cotizar con el precio de papel de hace meses.
• No descontar la pinza: el montaje sale más optimista de lo que la máquina permite.
• Cotizar sólo el tiempo de impresión y no la preparación.
• No cargar los costos fijos a los trabajos.
• Que cada persona cotice con su propia planilla y sus propios números.

Todo este cálculo es exactamente lo que hace un cotizador para imprentas: con tus máquinas, tus papeles y tus costos configurados una vez, lo repite igual para cada trabajo y compara las máquinas que pueden hacerlo.